Compliance: cuándo la violación del control operacional puede justificarse.

Compliance: cuándo la violación del control operacional puede justificarse.

Carlos Alberto Barrios

Moore Stephens Madrid.

Este tema pudiese ser un poco complejo de explicar y sobre todo de justificar, pero tenemos que comprender que una organización no puede paralizarse porque una norma operativa indique lo contrario.

Existen a mí parecer tres factores importantes a considerar:

1.- cuando el empleado transgrede el control por desconocimiento o por negligencia: en estos casos son una violación a la norma; por un acto de negligencia o por el desconocimiento de las normas no pueden ser considerados como eximente o atenuante por lo tanto el trabajador deberá ser sancionado de acuerdo a lo que la norma indique.

2.- cuando el trabajador transgrede la norma a sabiendas que está cometiendo una falta premeditadamente con la intención de obtener un beneficio directo o indirecto, económico o no. En este caso de acuerdo a las circunstancias pudiese ser considerado un acto fraudulento del trabajador y deberá ser sancionado de acuerdo a los que la ley indique. Cuando en forma premeditada se vulnera el control para evitarlo en forma exprofesa, puede ser éste un indicador posible que un delito se está cometiendo. Por ejemplo se requiere emitir un compra pero por el monto involucrado el trabajador no tienen autorización para ello, por lo que emite dos órdenes de compra al mismo proveedor por el mismo producto; su intención es evitar el control de otro nivel de autorización porque tiene interés personal y económico en que la compra le sea realizada a ese proveedor específicamente.

3.- cuando el trabajador transgrede la norma premeditadamente a sabiendas qué está cometiendo una falta pero la viola por necesidad operativa; por un evento de crisis que no tenía considerada situaciones alternas y requiere una acción inmediata qué de no tomarse acción puede ocasionar daños económicos importantes para la organización. En este caso, la falla está en el control que estaba mal diseñado y que no se consideraban situaciones alternas que deberían estar claramente tipificadas para procesos críticos. Por lo tanto el trabajador actuó de buena fe, en forma responsable y asumiendo posibles consecuencias y sanciones por su accionar. Siguiendo el mismo ejemplo anterior se requiere emitir la orden de compra urgente para no paralizar un proceso de producción, el trabajador no tiene el nivel de delegación financiera para realizarla y el nivel aprobatorio superior no está; el no tomar la decisión de compra, no solo paralizaría la producción sino toda la cadena subsiguiente incluyendo la venta, el despacho y la entrega; el responsable de compras emitirá dos órdenes al mismo proveedor por el mismo bien; la violación tuvo un sentido pragmático en la solución del problema, a diferencia del caso anterior.

La diferencia del caso 2 y 3, es que en el segundo caso la intención fue premeditadamente evitar el control, no importaba la ausencia del superior inmediato, o la criticidad de la decisión expuesta en el caso tercero.

En el tercero caso correspondería documentar el evento por parte del trabajador y de un superior, así como las causas que motivaron la transgresión de la norma. Posteriormente quedará la adecuación de las actividades de control, o incrementando el nivel de delegación financiera del comprador o creando alternativas de compra por convenios especiales u otras que la empresa considera pertinente.

Tenemos que diferenciar y entender la naturaleza del riesgo y del control. En otro artículo desarrolle un esquema donde hago una clasificación de los elementos de riesgo que pueden estar presentes y afectar la organización; de acuerdo a ellos, la organización deberá contemplar aquellas actividades de control que considere suficientes y adecuadas para mitigar el impacto y el nivel de exposición.

Entendidos los riesgos y controles que deberíamos tener de acuerdo a nuestra operación  deberíamos indicar que los riesgos asociados al cumplimiento formal imperativo y de gobierno corporativo deben ser  invulnerables, inquebrantables e inamovibles, y su violación accidental, negligente, premeditada o deliberada constituye un contravención a la norma y deberá aplicarse todos los elementos sancionatorios que la ley o las normas corporativas determinasen de acuerdo a la gravedad de la falta y del daño real o posible que hubiesen ocasionado.

Pero ahora, excluyendo los eventos formales antes indicados, los restantes riesgos como los estratégicos, financieros y operacionales, pueden estar sujetos y condicionados a variables del mercado y del entorno que en forma súbita pueden cambiar alterando el desarrollo de las operaciones. Hablamos desde eventos de crisis catastróficas hasta eventos ocasionales y puntuales que pudiesen afectar la continuidad de la operación.

En los procesos críticos que pueden suponer una afectación a la continuidad operativa, es recomendable establecer controles alternativos en caso de contingencia, que permitan tomas acciones solo en casos críticos.

Si deseas agregar cualquier comentario estas en total libertad de realizarla, respetando las opiniones de los demás y sin exponer a personas no a organizaciones. Nadie tiene la verdad absoluta!