El Control Interno y el factor humano.

El Control Interno y el factor humano.

Carlos Alberto Barrios

Moore Stephens Madrid.

  

El control interno como hemos ya expresado en diferentes artículos y publicaciones, es una actividad relacionada a la buena práctica gerencial y que debe contar con el patrocinio y participación directa del más elevado nivel jerárquico así como de sus empleados y colaboradores de la organización, ya que no podemos esperar que una empresa cumpla con los objetivos del control interno y del compliance y que estos sean incumplidos por el personal encargado de patrocinarlo, de promoverlo, de implementarlo o de ejecutarlo.

Es por lo tanto el factor humano crucial en la implementación de cualquier modelo de riesgo o de gestión empresarial, ya que los controles en un gran porcentaje son desarrollados y controlados por personas.

Los controles automatizados dependiendo de la organización están limitados en muchos casos a complejos procesos productivos, donde sistemas computarizados controlan mezclados, temperaturas, dosificaciones, rutas de transporte y despacho por obsolescencia, sin prácticamente intervención humana; así como administrativamente muchos sistemas de gestión empresarial controlan accesos a opciones de aprobación o cambios de límites de crédito o de emisión de órdenes de compra o venta.

 

Sin embargo el factor humano puede afectar la eficiencia y validez del control, por ejemplo dividiendo una orden de compra restringida por su cuantía, en dos órdenes al mismo proveedor y al mismo producto; o usando la contraseña de acceso de un tercero para aprobar una orden de venta o de compra, o una transferencia de pago. En estos casos el control fue ineficiente porque el objeto del control que era limitar la compra o la venta fue “engañado”, fue reconducido violando el control.

Es por esta razón que el factor humano es crucial en los proyectos de control interno, porque éstos serán los que concluyentemente nos permitirán aseverar que el control es operativo y funciona adecuadamente como fue establecido. Es por esta razón que no podemos aseverar que porque exista un control éste indefectiblemente funciona con el propósito con el que fue diseñado; este debe ser probado, evidenciado y sustanciado.

Adicionalmente al factor humano cómo elemento ejecutante del control, tendríamos aquellos controles internos que están relacionados directamente a la gestión del recurso humano como unidad estratégica de apoyo en la gestión empresarial.

Recordemos que un adecuado control interno instrumentalizado en las actividades de control, debe fluir entre cuatro objetivos primarios: estratégico, operacional, financiero y de cumplimiento.

En este orden de ideas tendríamos aquellas actividades de control propias relacionadas al objetivo estratégico; por ejemplo los controles relacionados a altas y bajas de personal, prácticas de evaluación de desempeño y cumplimiento de objetivos, conflictos de intereses, normas de conducta y valores éticos corporativos, normas sobre trato y discriminación, sanciones por incumplimiento, cumplimiento de normas operacionales entre otros. Decimos que transcurren dentro de la capa estratégica porque se sustentan en políticas y normas dictadas por el más alto nivel organizacional, donde se exponen las pautas que permitirán crear las bases para su posterior operacionalización.

Operacionalmente la organización definirá una serie de actividades de control para instrumentalizar esos controles estratégicos; por ejemplo en el caso de las normas de evaluación de desempeño: se deberá garantizar que semestralmente cada gerente deberá entregar un informe de evaluación de las actividades y tareas de sus supervisados, que la misma debe ser revisada, firmada por estos y entregada a la Administración de RRHH para su cualificación, custodia y control; o que todos los empleados deben firmar cláusulas donde se comprometen a no divulgar información confidencial o que garantizan que no tienen relaciones directas con clientes o proveedores, etc.

A nivel financiero, podemos citar: que los pagos al personal son revisados y conciliados, así como los cargos y abonos se realizan de acuerdo a lo establecido en la ley, en los plazos establecidos y que la contabilización de las nóminas son reflejadas fiel y oportunamente en la contabilidad.

A nivel del cumplimiento, tendríamos dos vertientes: el formal que es aquel que la organización debe obligatoriamente ejecutar como son las normas de ley de seguridad social, de salud, seguridad e higiene laboral. Y las políticas y normas de cumplimiento voluntario, relacionados al cumplimiento de normas internas de la operación, por ejemplo que se cumplan en los plazos señalados la entrega de las evaluaciones de desempeño, o que los abonos de las nóminas estén adecuadamente autorizados para su procesamiento.

El control interno debe ser percibido como una actividad holística y sistemática porque trasciende a lo largo y ancho de la organización y sistemática porque su nivel de integración es tal, que cualquier falla o debilidad en cualquiera de los componentes de ese sistema, trascenderá negativamente en ella, exponiéndola al riesgo e incrementando su nivel de impacto.

 

El control interno está diseñado no solo para garantizar el debido cumplimiento formal y voluntario de la organización, sino es concebido para minimizar el impacto y la exposición a riesgos de orden estratégico, operativo y financiero; y la gente como factor decisivo en su cumplimiento debe estar totalmente integrada y alineada con su aceptación, ejecución y mejoramiento en bien de los empleados, la organización y la sociedad a la cual sirve.

Si deseas agregar cualquier comentario y observación, estas en la libertad de hacerlo, respetando las opiniones de los demás y sin exponer a personas ni a empresas. Nadie tiene la verdad absoluta!