El Canal de Denuncias en la organización, efectivo o solo un saludo a la bandera.

El Canal de Denuncias en la organización,

efectivo o solo un saludo a la bandera.

Carlos Alberto Barrios L

Asociado a Moore Stephens Madrid

Antes que nada debemos estar consientes que todo medio utilizado para denunciar hechos, eventos o delitos contra las personas y/o las organizaciones será tan bueno y eficiente como el interés, oportunidad y calidad que en la verificación y sustanciación de los hechos le dispensasen los investigadores y en el interés que la alta Dirección le otorgarse  al mismo sin importar las sanciones y las consecuencias.

Podemos implementar el mejor aplicativo computacional desensibilizado que garantice al denunciante el mayor nivel de anonimato, o simplemente implementar una caja de cartón al lado de la puerta del baño; sí la organización no cuenta con el interés de investigar, en forma oportuna, eficiente y diligente, obtendremos el mismo resultado: nada que investigar, simplemente contaremos con un check list que diga que cumplimos con un canal de denuncias. Donde nos preguntaremos sí será… eficiente?, efectivo?, oportuno?, diligente?, eso es otra cosa.

Como consultores y asesores empresariales solo podemos recomendar, pero no debemos avalar un supuesto canal de denuncias, que sería un simple parapeto, un fraude para decir y mentir, ya que nos convertiremos en cómplices y con un mayor grado de responsabilidad.

Según las investigaciones realizadas por muy connotadas agencias de seguridad y firmas de auditoría y consultoría, indican que sobre un 35% de las denuncias graves por fraude o eventos violatorios de las normas éticas y de conducta han sido develados por medio de un canal de denuncias, seguido en un 22% por un adecuado sistema de gestión de riesgo y monitoreo. Dicho en pocas palabras, un modelo adecuado de denuncias es en forma probada un método muy eficiente de luchar y desenmascarar actividades ilícitas con probable responsabilidad penal.

Ahora, sí deseamos realmente implementar un canal eficiente y diligente de denuncias, olvidemos lo de la caja de cartón, eso indudablemente no sirve.

Pueden existir muchos enfoques con respecto al tema, sin embargo el más seguro es confiar en un tercero la implementación del canal de denuncias; por qué un tercero?, porque este será de por sí considerado un ente independiente y autónomo de la organización.

Recordemos que en gran medida el denunciante es un empleado de, o relacionado a, la organización, alguien muy cercano a la operación que puede detectar el evento que se está cometiendo, incluso con su participación activa o pasiva y siente temor de delatar abiertamente el hecho que se está sucediendo.

Un caso donde tuve la oportunidad de participar, el denunciante “anónimo” era la encargada de limpieza de la organización, que notificó e identificó a las personas que estaban sustrayendo mercancía. Cómo se identifico?, porque le encargada de limpieza siempre se dirigía a la dueña con un apodo muy singular, que lo uso al realizar la denuncia. Sin embargo esto no debe ocurrir.

El canal de denuncias debe lograr el total anonimato del denunciante, qué este sienta la libertad y la seguridad no solo que su denuncia será verificada, sino que no se establecerán mecanismos para tratar de no revelar su identidad, mediante herramientas tecnológicas o con preguntas o metodologías de ingeniería social.

He conocido diversas metodologías para diseñar el canal de denuncias usando líneas telefónicas bajo cualquier modalidad o a través de correos electrónicos a buzones específicos, y puedo asegurar casi con total garantía que todas aquellas implementadas y monitoreadas internamente por la compañía, no son percibidas por los empleados como seguras, y si el empleado no siente seguridad es poco probable que denuncie.

Los mismos empleados indican que por teléfono el sistema mantendrá el registro de la llamada entrante lo que es fácilmente rastreable, lo que obligaría a hacer la llamada desde un teléfono público. Los correos electrónicos mantienen en forma soslayada el IP de emisor y datos del email del denunciante, lo que tampoco dan una garantía total de anonimidad.

Indudablemente lograr un anonimato perfecto es complejo y costoso, ya que la plataforma debe lograr una desvinculación minimizando la posibilidad de que sea el método que sea, logre en el denunciante garantía que no se le identificará. Igualmente el canal de denuncias debe garantizar la no divulgación del denunciado, ya que este puede ser expuesto al escarnio público, sin la debida causa, pasando a ser una nueva víctima.

Diseñar e implementar dentro de nuestras políticas de gobernabilidad y ética empresarial, un canal de denuncias integro, inviolable, eficiente y diligente, nos ofrecerá una garantía más que razonable que la identificación y difusión de la denuncia, él o los involucrados y el denunciante sea improbable.

El canal de denuncias deberá ser adecuadamente normado, procedimentado y divulgado en forma expedita, no solo a nuestros empleados directos, sino a nuestros clientes, proveedores y relacionados directos o indirectos, ya que debemos entender que la denuncia puede iniciarse de un cliente, un usuario o un proveedor.

Dentro de las políticas y normas que regirán el canal de denuncias, debe ofrecer la posibilidad que en caso que la denuncia sea comprobable y la gravedad del caso amerite la formalización de la misma ante los órganos competentes, se le deberá conminar al denunciante para que haga pública la delación, garantizándole a este todas las garantías legales necesarias.

Es pues el canal de denuncias un método eficiente, que debe ser adecuadamente implementado, sin improvisaciones que expongan al denunciante, al denunciado ni a la denuncia. Cumpliendo todas las garantías de protección y custodia de datos de divulgación, privacidad y confidencialidad.

Si logramos este cometido, podemos ver en este medio una forma más que eficiente para apoyar a la organización en su lucha contra el fraude empresarial, el acoso, la discriminación y la desviación de los valores éticos corporativos.

No hagamos del canal de denuncias un saludo a la bandera.

Si deseas aportar información adicional que consideres relevante al tema, siéntete en la libertad absoluta de comentarlo, pero por favor sin aportar nombres ni exponer a personas ni empresas. Ninguno tenemos la verdad absoluta.!