Cuando no le hacemos caso a las “Luces Rojas”

Cuando no le hacemos caso a las “Luces Rojas”

La luz roja en todo el mundo, en todas las culturas y en cualquier ámbito significa lo mismo;  Peligro, algo está pasando ahora, y la reacción lógica es de cautela y prudencia. Si la luz roja es en la calle, nos detenemos  y observamos a ambos lados, de frente y atrás de donde circulamos, si es en el tablero del carro o de un equipo, revisamos la temperatura, el aceite, acrecentamos nuestra percepción y sentidos para detectar un olor o un ruido anómalo, pero el mensaje es claro, contundente, algo malo, muy malo puede pasar si no le hacemos caso, si lo obviamos, si lo minimizamos porque nos acostumbraremos a pasarlo inadvertidamente y ahí es cuando el  evento sucede, eso que la luz roja nos decía siempre insistentemente que podría pasar.

En el ámbito empresarial nos sucede lo mismo, cuantas veces la gerencia detecta situaciones que son extrañas, anómalas, a veces hasta insignificantes pero se acostumbran a obviarlas, minimizarlas y pasarlas inadvertidamente, hasta que, un día, se percatan que les hicieron un fraude, que el faltante en los ingresos, en las nóminas, en el inventario o en el pago de los tributos es tan cuantioso que los coloca hasta en riesgo de no continuar operando.

Cuando indagamos, cuando nos entrevistamos con la gerencia y con el personal que participa en el proceso, nos percatamos que las “luces rojas” si funcionaron, titilaron cada vez que el evento se producía,  pero la costumbre,  la rutina, les bloqueo la acción lógica de la cautela, de investigar por qué la luz se prendió, qué está pasando que se pudo detectar pero nada se hizo. Es ahí cuando se debe actuar, mientras la luz roja esté prendida o inmediatamente después de que esta se encienda.

El fraude, el hurto, el desvío de fondos y de activos, es una consecuencia resultado de la inacción, del desconocimiento de los procesos, de los riesgos inherentes al mismo, y de desconocer cuan expuesto la organización esta a riesgos conocidos o no, en pocas palabras, el no conocer ni identificar oportunamente esa luz roja encendida.

Identificar quién y por qué lo hizo es importante y debe ser asumido por la organización con toda responsabilidad y rigurosidad del caso. Sin embargo el daño ya está hecho, lo hicieron y no debe suceder más!.

Todas las organizaciones y los individuos que en ella trabajamos, estamos expuestos a diversos tipos de riesgos que deben ser identificados y entendidos, determinando el nivel de exposición de acuerdo a factores como la posibilidad de ocurrencia, impacto, madurez gerencial, eficiencia de controles, entre muchas otras.

Este entendimiento del riesgo y exposición no es una receta que aplica a todas las organizaciones por igual así presentemos los mismos problemas, debe individualizarse,  porque las causas que lo originan pueden provenir de fuentes diferentes pero ocasionan consecuencias similares.

Muchos y variados “mitos empresariales“se exponen para tratar de justificar el no evaluar los niveles de exposición a riesgos.

Un mito común es aplicar “recetas”. El aplicar en nuestras organizaciones controles internos que han funcionado exitosamente en otras empresas, al igual que aplicar un “roll up” de los controles internos de las casas matrices en sus filiales extraterritoriales, no necesariamente nos van a garantizar un adecuado control interno, porque cultural, organizacional ni estratégicamente estaban conceptualizadas para esos países y esas idiosincrasias empresariales. Los resultados en muchos casos fueron contrarios a lo que se deseaban lograr.

Un segundo mito con el cual nos encontramos es que las evaluaciones de riesgo aplican solo para grandes empresas con millones de dólares de ingreso o cientos de empleados. Nada más falso, porque el impacto financiero y estratégico de un fraude es más factible que lleve a la quiebra a una mediana empresa que a una gran transnacional.

Una leyenda muy interesante es que la auditoría financiera debe ser la responsable de encender la “luz roja”. Si bien la finalidad de la auditoría es garantizar la razonabilidad de la información financiera, su oportunidad y cumplimiento de las buenas prácticas contables, el auditor debe solicitar el apoyo de las revisiones de procesos y controles internos, con la finalidad de ofrecerles una garantía más que razonable que la data y sus procesos son válidos y confiables.

Podemos entonces concluir que la administración del riesgo y el control interno es la metodología que provee esa “luz roja” que ayuda a las organizaciones a entenderse a sí mismos, a minimizar sus riesgos, su exposición y las consecuencias que pueden sobrevenir en caso que el evento suceda, pero nada, ninguna metodología, herramienta manual o automática es más efectiva que la capacidad gerencial de ser escéptico, ese sexto sentido que no se automatiza, que no se escribe, sino que es propio y natural de la experiencia y el conocimiento gerencial y no debe ser subestimado.

Debemos identificar, conocer y evaluar nuestros procesos, la cultura de nuestra organización, su idiosincrasia y la de su mercado, de sus clientes y de sus proveedores.

Debemos promover y concienciar a nuestros clientes en referencia a los riesgos que está expuesto y a la forma que debe ser abordado, la inacción y la pasividad en afrontar este tipo de revisiones puede ocasionar pérdidas cuantiosas con importante impacto en la continuidad operativa y estratégica, y a la tendencia mundial del incremento del fraude. Debemos reforzar las revisiones de controles en clientes de alto impacto o de alta exposición como una sana práctica empresarial y de auditoria.

El participar y ofrecer charlas, talleres, conversatorios en cámaras de comercio, agrupaciones empresariales incluso a nuestros auditores financieros es una muy buena forma de promover y dar a conocer cómo podemos apoyar y asistir a nuestros clientes captando nuevos servicios.

Es un trabajo arduo, complejo y fascinante que debe ser abordado y entendido como estratégico, con el más alto patrocinio y participación, con mente abierta y dispuesta al cambio y a la mejora, centrado y con objetivos claros y sin falsas expectativas.

No es una carrera individual, es un maratón en equipo.